Post och försäkring för ställföreträdare

För att kunna försäkra dig om att ingen viktig post för huvudmannen försvinner eller inte når dig i tid, rekommenderar vi dig att anmäla särskild postadress hos Skatteverket. Gör ingen adressändring eftersom huvudmannen ska vara folkbokförd på den adress där han eller hon bor. Gör heller ingen eftersändning av huvudmannens post.

Blankett för anmälan av särskild postadress finns på Skatteverkets hemsida. Blanketten heter (SKV 7844).

Den särskilda postadressen registreras som ett komplement till bostadsadressen i folkbokföringen och påverkar inte huvudmannens folkbokföringsadress.

Den särskilda postadressen används av de myndigheter och företag som uppdaterar sina register mot folkbokföringen. Det gäller exempelvis Försäkringskassan, Migrationsverket, Lantmäteriet, Transportstyrelsen med bil- körkorts- och felparkeringsregister, Centrala Studiestödsnämnden, Pensionsmyndigheten, kommuner och regioner.

Du måste själv meddela övriga myndigheter och företag. Vanliga brev går fortfarande till huvudmannens vistelseadress. Vid godmanskap måste huvudmannen om möjligt godkänna att du anmäler särskild postadress. Vid förvaltarskap krävs inget samtycke från huvudmannen. Skatteverket har bedömt att en huvudman som har en förvaltare inte heller kan göra en flyttanmälan själv.

Du kan inte få huvudmannens post till Kivra

Den särskilda postadress som du registrerar hos Skatteverket kopplas till huvudmannens personnummer och folkbokföringsuppgifter.

Kivra är en tjänst där du kan få din egen myndighetspost digitalt. Den är kopplad till ditt personnummer och inloggning sker med ditt Bank-ID. Det är just för att Kivra är kopplat till ditt eget personnummer som det inte går att få huvudmannens myndighetspost till ett Kivra som du kan logga in på.

Ansvarsförsäkring

Det är din huvudman, inte staden, som anses vara din arbetsgivare eller uppdragsgivare. Du omfattas därför inte av de ansvarsförsäkringar för anställda som staden har tecknat. I regel täcks inte heller en uppkommen ersättningssituation med anledning av ett uppdrag av ansvarsdelen i vanliga hemförsäkringar.

Det kan vara värt att överväga om du ska teckna en separat ansvarsförsäkring med anledning av ditt uppdrag som god man eller förvaltare.

Det finns flera försäkringsbolag och några godmansföreningar som erbjuder sådana försäkringar.

BankID är en elektronisk legitimation och är att likställa med ett ID-kort eller körkort. Eftersom det är olagligt att utge sig för att vara en annan person kan inte du som god man eller förvaltare använda din huvudmans BankID.

Digital brevlåda

Alla myndighetsbrevlådor är kopplade till individens personnummer och inloggning sker med BankID. Därför kan du som ställföreträdare inte få din huvudmans myndighetspost till din egen digitala brevlåda.

Förvaltarskap

Är du förvaltare med uppdrag som omfattar att bevaka rätt och förvalta egendom kan din huvudman inte ha ett eget BankID. Det är för att huvudmannen inte ska kunna ingå avtal eller röra alla sina konton via internetbank. Det kan finnas alternativa lösningar för en begränsad dispositionsrätt, fråga på din huvudmans bank.

Beställningar

För vissa tjänster och varor kan det krävas att man legitimerar sig med BankID. Om du som ställföreträdare ska göra en sådan beställning måste du legitimera dig med ditt eget BankID. Se till att fakturan står i huvudmannens namn och att leveransadressen blir huvudmannens. Det är viktigt att du sparar underlag som visar att inköpet gjorts till huvudmannen så att du kan redovisa det till oss.

Gör du inköp åt din huvudman med ditt eget BankID är det viktigt att du bara beställer saker som ska till din huvudman vid beställningstillfället. På detta sätt undviker du sammanblandning av din och huvudmannens ekonomi och förenklar för oss att granska att det inköpta har kommit huvudmannen tillgodo.

Vård

När det gäller bokning av besök och provtagning kan du inte använda ditt eget BankID. Ring 1177 för att få svar på hur du kan ordna dessa saker utan BankID.

Under ett pågående uppdrag behöver du spara handlingar som kvitton, kvittenser och fakturor som kan styrka vad du gjort i uppdraget. Behov av det uppkommer främst vid vår granskning av din redovisning, men underlagen kan också komma till användning i andra situationer. Kontoutdrag går oftast att få ut via internetbanken och behöver inte sparas i pappersform efter att du skickat in din redovisning till oss för perioden i fråga.

De regler som finns i till exempel bokföringslagen om gallring av handlingar i företag gäller inte för ditt uppdrag som god man eller förvaltare.

Vår tips till dig som ställföreträdare är att du ska spara alla handlingar så länge ditt uppdrag pågår och sedan i ytterligare tre år. Vi kan inte ge dig instruktioner om hur du kan gallra handlingar.

Tänk på att du ska förvara dina handlingar, även information i din dator på ett sätt så att inte någon annan kan få del av uppgifter som rör din huvudman.

Efter avslutat uppdrag

Uppgifter att lämna till din efterträdare eller dödsboet

För att din efterträdare ska kunna ta över uppdraget på ett bra sätt behöver du lämna över vissa handlingar och uppgifter. Det rör sig bland annat om obetalda räkningar, kontaktuppgifter till olika myndighetspersoner, kontaktuppgifter till anhöriga samt uppgifter om huvudmannens banker och kontonummer. Lämna inte över eventuell bankdosa, den ska du istället lämna tillbaka till banken.

Handlingar som du ska spara

När ditt uppdrag upphör på grund av byte eller upphör helt genom tingsrättsbeslut eller dödsfall ska du spara samtliga handlingar som rör din tid som ställföreträdare i tre år. Anledningen till det är att den nye ställföreträdaren, huvudmannen eller huvudmannens dödsbo har en klanderrätt på tre år från det att rätt person har tagit emot dina redovisningshandlingar.

Klanderrätten betyder att mottagaren av redovisningshandlingarna har rätt att föra en skadeståndstalan mot dig i tingsrätten. Denna rätt gäller under tre år och kan användas om mottagaren tycker att du som ställföreträdare har orsakat huvudmannen ekonomisk skada. Du har en laglig skyldighet att på begäran visa alla de handlingar som rör ditt uppdrag för mottagaren när han eller hon granskar redovisningshandlingarna.

När de tre åren har gått ska du lämna över de sparade handlingarna till huvudmannen, nya ställföreträdaren eller dödsboet. Om de inte vill ha handlingarna ska de makuleras av dig, det vill säga strimlas eller slängas på ett sätt så att handlingarna inte kan hamna i orätta händer. Att slänga handlingarna i vanlig pappersåtervinning eller papperskorg är därför inte en korrekt hantering.