För dig som är förtroendevald i Sundbybergs stad

Som förtroendevald i Sundbybergs stad får du tillgång till en personlig e-postadress (kommunmejl) (förnamn.efternamn@sundbyberg.se). All kommunikation mellan staden och dig sker via kommunmejlen.

Det är angeläget att du dagligen bevakar din inkorg så att du inte missar sammanträdeshandlingar eller annan viktig information. Använd kommunmejlen endast i din roll som förtroendevald i staden och vidarebefordra inte automatiskt e-post från kommunmejlen till din privata e-postadress.

E-post till och från dig är normalt allmän och offentlig handling och du kan behöva lämna ut den om någon begär det. Innehållet avgör om handlingen är allmän eller inte allmän. Handlingar som skickas till dig eller som du skickar enbart som företrädare för ett visst parti är normalt inte allmän.

Aktivera din E-postadress

För att få tillgång till din kommunmejl behöver du göra följande:

1. Logga in i stadens e-tjänst
2. Använd knappen ”logga in som anställd”
3. Välj logga in med BankID.
4. Godkänn användarvillkor för stadens It-miljö
5. Ange vilka uppgifter som staden får visa om dig på sin webbplats
6. Ta del av dina användaruppgifter och skapa ett nytt lösenord

Här kan du läsa din E-post Länk till annan webbplats.

Om du glömt lösenordet till din e-post

Om du glömmer ditt lösenord till stadens It-miljö så kan du återställa det med hjälp av Bank-ID.

Återställ lösenord Länk till annan webbplats.

Om du inte har tillgång till Bank-ID så kan du kontakta stadens IT-support för att få hjälp med byte av lösenord:
itsupport@sundbyberg.se , 08-706 82 00.

Multifunktionskort

Som förtroendevald i kommunfullmäktige, en nämnd eller kommunstyrelsen behöver du ett multifunktionskort och en personlig kod. Multifunktionskortet ger dig tillträde till receptionen i stadshuset under stadshusets öppettider. För att kunna komma in och ut från möteslokalerna när stadshuset är stängt behöver du använda multifunktionskortet och en personlig kod. Tillträde till andra delar av huset än receptionen beslutas av respektive gruppledare.

Stadskansliet beställer multifunktionskortet så snart som det finns ett justerat beslut om att du har blivit vald. Receptionen meddelar dig genom din kommunmejl när kortet finns tillgängligt att hämta.

Kortet är en värdehandling. Anmäl omgående förlorat kort till Receptionen.Kommunhuset@sundbyberg.se så hjälper de till att spärra kortet.

Digitala handlingar via läsplatta

I Sundbybergs stad distribuerar vi som regel kallelser och beslutsunderlag inför fullmäktiges, nämndernas och utskottens sammanträden digitalt. Handlingarna görs tillgängliga via en app. Du kommer därför att få kvittera ut en läsplatta av staden som du får använda i ditt uppdrag. Du får ett meddelande till din kommunmejl när läsplattan finns tillgänglig för dig att kvittera ut.

När du inte längre har några förtroendeuppdrag i staden ska du omgående lämna tillbaka läsplattan. Du lämnar den i receptionen för kvittens.

Arvode

Som förtroendevald i Sundbybergs stad får du arvode för de sammanträden du deltar vid och för vissa förrättningar. För en del uppdrag finns det också ett månatligt fast arvode. För att få ditt arvode utbetalat till rätt konto ska du anmäla dina uppgifter till stadens bank via www.nordea.se/anmalkonto. Länk till annan webbplats.

Följ instruktionerna på sidan och ange stadens arbetsgivarnummer, 649240, under rubriken ”registrera ny arbetsgivare".

Du kan läsa mer om vad som gäller om arvode i stadens arvodesreglemente som du hittar i Styrande dokument.

Uppdatera dina personuppgifter och kontaktuppgifter

För att du ska kunna fullgöra ditt uppdrag som förtroendevald i Sundbybergs stad och för att staden ska kunna fullgöra sina åtaganden gentemot dig är det viktigt att vi har rätt uppgifter om dig. Dina kontaktuppgifter och andra personuppgifter sparas i stadens förtroendemanaregister, Troman. På stadens webbplats publiceras ditt namn, din partibeteckning, dina förtroendeuppdrag och din officiella e-postadress. Eventuella övriga uppgifter publiceras bara om du godkänt detta i stadens e-tjänst.

Webbutbildning "Trygg politiker"

Sundbybergs stad erbjuder alla förtroendevalda en webbaserad utbildning för att du som är politiskt aktiv ska känna till hur du kan förebygga trakasserier, hot och våld och vad du kan göra om du råkar ut för detta.

Gå till utbildningen Länk till annan webbplats.

Mer information om trygghet och säkerhet

• SÄPO Personlig säkerhet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Kvinnor och mäns utsatthet som politiker Länk till annan webbplats. (Publikation från Brå)
• Politikernas trygghetsundersökning Länk till annan webbplats. (Publikation från Brå)

Pension för förtroendevalda

Vilket pensionsregelverk omfattas jag av?

Om du var förtroendevald på heltid före 2014 omfattas du av PBF (Pensionsbestämmelser för förtroendevalda) och alla förtroendevalda, oavsett uppdragsgrad, som tillträdde efter 2014 omfattas av det nya avgiftsbestämda pensionsregelverket OPF-KL (Omställningsstöd och pensionsbestämmelser för förtroendevalda).

Var kan jag se mina intjänade pensionsförmåner?

Du som omfattas av OPF-KL kan logga in på www.kpa.se/mina sidor för att se pensionsbehållningen och du som omfattas av PBF, där den intjänade pensionen skuldförts i staden, kan kontakta Sundbybergs kontaktperson på KPA Susanne Walldén direkt.

Vart kan jag som förtroendevald vända mig med frågor eller för hjälp i övrigt?

Sundbybergs stad har en utökad tjänst för service avseende de förtroendevaldas pensionsförmåner, Politiker Plus, vilket innebär att du alltid är välkommen att kontakta susanne.wallden@kpa.se , telefon 0734-235853, direkt för personlig hjälp.

Kontakt och frågor

Har du frågor om e-tjänsten, e-post-adress, förtroendemannaregistret eller ändring av kontaktuppgifter kontakta stadskansliet via kommunstyrelsen@sundbyberg.se.

Har du frågor om sammanträdeshandlingar och sammanträden kontakta respektive nämnd via nämndens myndighetsbrevlåda

Har du frågor om arvode kontakta kommunstyrelsen@sundbyberg.se. Du kan också ringa stadens växel 08-706 80 00 och be att få tala med HR-avdelningens lönegrupp.