Meny

Behandling av personuppgifter

Denna sida beskriver Sundbybergs stads hantering och behandling av personuppgifter. Vi ber dig noggrant läsa igenom innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

Sundbybergs stad ansvarar för att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Med Sundbybergs stad avses i detta dokument samtliga nämnder och sektorer i kommunkoncernen. Sundbybergs stad kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt samtycke genom att godkänna Sundbybergs stads hantering av personuppgifter.

Sundbybergs stad arbetar efter följande grundläggande policy

  • Vi samlar bara in de personuppgifter vi behöver för att kunna tillhandahålla våra tjänster och bedriva vår verksamhet eller för att uppfylla våra skyldigheter i myndighetsutövning.
  • Vi skyddar de personuppgifter vi samlar in.
  • Vi använder bara de insamlade personuppgifterna för det syfte de samlats in för.
  • Vi tar bort de personuppgifter vi inte längre behöver.
  • Hur länge en personuppgift kommer att sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling.
  • Vi informerar de registrerade hur och när vi samlar in personuppgifter
  • Om en personuppgiftsincident skulle uppstå och det finns en hög risk för de registrerade och relaterad till vår behandling av personuppgifter, informerar vi Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) och berörda personer.

Integritetspolicyns tillämpningsområde

Den här texten är relevant för alla vilkas personuppgifter vi behandlar. Olika delar kommer att vara av betydelse för dig, beroende på din relation till Sundbybergs stad.

Undantag

Det finns webbsidor som länkar till Sundbybergs stad och i vissa fall annonseras tjänster från Sundbybergs stad på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av staden. Sundbybergs stad har inte granskat dessa webbplatser och är inte ansvarig för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Sundbybergs stads webbplatser.

Sundbybergs stads webbplats och cookies

För en närmare beskrivning av den personuppgiftsbehandling som sker när du använder Sundbybergs stads webbplats, se information om cookies på sundbyberg.se.

Skyddet för personuppgifter

Sundbybergs stad har vidtagit åtgärder för att skydda personuppgifter som samlas in. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt ser vi kontinuerligt över tekniken och skyddsåtgärderna för att bibehålla en säker miljö.

Via sekretessavtal är Sundbybergs stads leverantörer och anställda skyldiga att följa Sundbybergs stads regler för informations- och IT säkerhet, och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

Arkivering av personuppgifter

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.

Sundbybergs stad kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

(a) uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år för senaste aktiviteten och därefter för två (2) år;

(b) anställningsavtal, under innevarande år och därefter tio (10) år;

(c) medlem-, kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter för tio (10) år; och

(d) kontrolluppgifter, tills dess att Sundbybergs stad pensionsåtaganden upphört.

Ändamålen med behandling av personuppgifter

Sundbybergs stad behandlar endast personuppgifter som är nödvändig för tjänsten eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka anställning, användningen av tjänsten eller tillhandahållandet av tjänsten.

För dig som är kandidat eller anställd

De personuppgifter Sundbybergs stad behandlar om dig när du söker ett arbete utgår från de uppgifter du själv lämnar till Sundbybergs stad.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (såsom omdömen och hälsa, t.ex. anmärkningar kring sjukfrånvaro) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av rekryteringsprocessen.

För det fall du ställer upp på att bli fotograferad eller lämnar fotografi på dig själv samtycker du att Sundbybergs stad behandlar sådant fotografi.

Du kan behöva lämna känsliga personuppgifter med anledning av att vissa av Sundbybergs stads verksamheter ställer höga säkerhetskrav. I vissa fall behöver vi utföra bakgrundskontroll, kreditkontroll, hälsokontroll och/eller drogtest på dig. Du kommer att lämna ett särskilt samtycke innan dessa typer av personuppgifter samlas in.

Som en del i en bakgrundskontroll kan Sundbybergs stad be dig att inkomma med ett utdrag ur belastningsregistret. Det är du själv som beställer ett sådant utdrag hos relevant myndighet. Det är alltid du själv som avgör om du vill beställa ett belastningsregisterutdrag. Väljer du att avstå kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för anställning. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Sundbybergs stad. Informationen i ett belastningsregisterutdrag hanteras konfidentiellt. Det kan även i vissa situationer vara nödvändigt för Sundbybergs stad att få ditt godkännande för att begära in kreditupplysning via externt kreditupplysningsföretag. Sundbybergs stad kan även be dig att lämna ytterligare personuppgifter men i sådana fall kommer du att särskilt godkänna detta.

Anställning

Vid anställning kommer vi att utöver de uppgifter som angivits i stycket ovan behandla kontaktuppgifter till anhöriga samt löne- och kontouppgifter.

För dig som är medborgare i Sundbyberg, kund eller leverantör

Sundbybergs stad behandlar personuppgifter om medborgare i Sundbyberg, kunders och leverantörers anställda för att:

(a) ni ska kunna ta del av Tjänsten eller tillhandahålla andra tjänster till Sundbybergs stad;

(b) administrera vår relation till er;

(c) Sundbybergs stad ska kunna hantera sina skyldigheter gentemot er eller berörd individ, hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden; och

(d) möjliggöra framtida affärsrelationer.

Medborgare, kunder och leverantörer

Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, befattning, ansvarsområden och andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av Tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

Sundbybergs stad som personuppgiftsbiträde

Sundbybergs stad är personuppgiftsansvarig för Sundbybergs stads personuppgifter men det kan förekomma situationer där Sundbybergs stad inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje man. I dessa situationer kommer Sundbybergs stad säkerställa att behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med Sundbybergs stads hantering och behandling av personuppgifter.

Ändringar i innehåll

Sundbybergs stad förbehåller sig rätten att revidera innehållet på denna sida från en tid till annan. Du rekommenderas därför att läsa denna text regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.

Kontakta oss

Om du har några frågor gällande detta dokument eller vår användning av dina
personuppgifter, vänligen kontakta oss på dataskyddsombud@sundbyberg.se.