För dig som förtroendevald

I e-tjänsten för förtroendevalda hittar du de dokument du behöver fylla i för att kunna påbörja eller fullfölja ditt uppdrag. Där kan du även aktivera din e-post. Använd knappen ”Logga in med personalkonto” och logga in med E-legitimation.

E-tjänsten för förtroendevalda

Som förtroendevald i Sundbybergs stad får du tillgång till en personlig e-postadress. Den är uppbyggd på detta sätt: förnamn.efternamn@sundbyberg.se

All kommunikation mellan staden och dig sker via denna e-postadress.

Tänk på att bevaka din inkorg varje dag, så att du inte missar sammanträdeshandlingar eller annan viktig information. Använd endast den här e-postadressen i din roll som förtroendevald i staden. Vidarebefordra inte automatiskt e-post till din privata e-postadress.

E-post till och från dig är normalt allmän och offentlig handling och du kan behöva lämna ut den om någon begär det. Innehållet avgör om handlingen är allmän eller inte allmän. Handlingar som skickas till dig eller som du skickar enbart som företrädare för ett visst parti är normalt inte allmän.

Aktivera din e-postadress

För att få tillgång till din e-postadress behöver du göra följande:

1. Logga in i stadens e-tjänst.
2. Använd knappen ”Logga in med personalkonto”.
3. Välj logga in med BankID.
4. Godkänn användarvillkor för stadens It-miljö.
5. Ange vilka uppgifter som staden får visa om dig på sin webbplats.
6. Ta del av dina användaruppgifter och skapa ett nytt lösenord.
7. Läs din e-post.

Om du glömt lösenordet till din e-post

Om du glömmer ditt lösenord till stadens It-miljö så kan du återställa det med hjälp av Bank-ID.

Återställ lösenord

Som förtroendevald i kommunfullmäktige, en nämnd eller kommunstyrelsen behöver du ett multifunktionskort och en personlig kod.

Multifunktionskortet ger dig tillträde till receptionen i stadshuset under stadshusets öppettider. För att kunna komma in och ut från möteslokalerna när stadshuset är stängt behöver du använda multifunktionskortet och en personlig kod. Tillträde till andra delar av huset än receptionen beslutas av respektive gruppledare.

Stadskansliet beställer multifunktionskortet så snart som det finns ett justerat beslut om att du har blivit vald. Receptionen meddelar dig genom din kommunmejl när kortet finns tillgängligt att hämta.

Kortet är en värdehandling. Anmäl omgående förlorat kort till receptionen så hjälper de till att spärra kortet: receptionen.stadshuset@sundbyberg.se

I Sundbybergs stad distribuerar vi som regel kallelser och beslutsunderlag inför fullmäktiges, nämndernas och utskottens sammanträden digitalt. Handlingarna görs tillgängliga via en app. Du kommer därför att få kvittera ut en läsplatta av staden som du får använda i ditt uppdrag. Du får ett meddelande till din kommunmejl när läsplattan finns tillgänglig för dig att kvittera ut.

När du inte längre har några förtroendeuppdrag i staden ska du omgående lämna tillbaka läsplattan. Du lämnar den i receptionen för kvittens.

Du loggar in i First Agenda för att läsa sammanträdeshandlingarna

Lathund för att logga in och läsa sammanträdeshandlingar i First Agenda pdf, 706 kB.

För att skydda ditt konto behöver du ibland använda så kallad multifaktorautentisering, förkortat MFA. Det innebär att du bekräftar din inloggning på två sätt:

1. Med ditt vanliga användarnamn och lösenord.
2. Genom att godkänna inloggningen i en app på din mobil eller läsplatta.

Så fungerar MFA

När du loggar in ser du två siffror på skärmen. De ska du skriva in i appen Microsoft Authenticator. På så sätt bekräftar du att det verkligen är du som försöker logga in.

Du kan använda appen i den läsplatta som du får från staden, eller din egen mobiltelefon.

När behöver du MFA?

Du behöver använda MFA när du loggar in utanför stadens nätverk, till exempel hemifrån. Det kallas för extern inloggning. Om du loggar in på en dator som är ansluten till stadens nätverk, till exempel på din arbetsplats, behöver du inte använda MFA.

Varför används MFA?

MFA är en säkerhetsåtgärd. Den gör det svårare för någon annan att ta över ditt konto. Det skyddar både dig och stadens IT-tjänster – som exempelvis Outlook och andra delar av Microsoft 365.

Alla med tillgång till Microsoft 365 i Sundbybergs stad ska ha MFA aktiverat.

Tillgång till stadens IT-system vid resa utanför Norden

Om du ska resa utanför Norden och vill kunna använda stadens IT-system under resan, behöver du beställa det i förväg.

Du som är förtroendevald gör beställningen genom att mejla till: itsupport@sundbyberg.se.

Skriv med följande i mejlet:

• vem resan gäller för
• datum för avresa
• datum för hemkomst

En politisk sekreterare kan göra beställningen åt dig om det behövs.

Som förtroendevald i Sundbybergs stad får du arvode för de sammanträden du deltar vid och för vissa förrättningar. För en del uppdrag finns det också ett månatligt fast arvode. För att få ditt arvode utbetalat till rätt konto ska du anmäla dina uppgifter till stadens bank via nordea.se/anmalkonto

Följ instruktionerna på sidan och ange stadens arbetsgivarnummer, 649240, under rubriken ”registrera ny arbetsgivare".

Mer information om vad som gäller rörande arvode för företroendevalda finns i stadens arvodesreglemente:

Arvodesreglemente för förtroendevalda i Sundbybergs stad pdf, 322 kB..

Nästan var tredje förtroendevald utsätts för trakasserier, hot eller våld. Yngre politiker och politiker i Stockholm är ännu mer utsatta.

Att kunna utföra det politiska uppdraget under trygga och säkra former är en grundläggande del av demokratin. Som stöd till ditt uppdrag som förtroendevald kan du genomföra utbildningen "Trygg politiker".

Utbildningen tar cirka 25 minuter att genomföra och ger dig kunskap i hur du kan förebygga hot och våld i ditt arbete. Den lär dig också vad du kan göra om något händer.

Genomför utbildningen "Trygg politiker" - sakerhetsutbildning.net.

Polisanmäl brott

Det är väldigt viktigt att du polisanmäler om du misstänker att du blivit utsatt för ett brott. Uppge alltid att du är förtroendevald i Sundbybergs stad i din polisanmälan. Information om hur du anmäler ett brott finns på Polisens webbplats.

Anmäl brott - polisen.se.

Mer information

• Personlig Säkerhet - sapo.se
• Utsatthet bland förtroendevalda - bra.se
• Politikernas trygghetsundersökning 2023 - bra.se

För att du ska kunna fullgöra ditt uppdrag som förtroendevald i Sundbybergs stad - och för att staden ska kunna fullgöra sina åtaganden gentemot dig - är det viktigt att vi har rätt uppgifter om dig.

Dina kontaktuppgifter och andra personuppgifter sparas i stadens register för förtroendevalda, Troman. På stadens webbplats publiceras ditt namn, din partibeteckning, dina förtroendeuppdrag och din officiella e-postadress. Eventuella övriga uppgifter publiceras bara om du godkänt detta i stadens e-tjänst.

Om du vill avsluta ditt förtroendeuppdrag behöver du skicka in en skriftlig avsägelse.

Så gör du

1. Skicka ett mejl från din @sundbyberg.se-adress till: kommunstyrelsen@sundbyberg.se
2. Skriv vilket uppdrag du vill lämna.

När du har skickat in din avsägelse kommer ärendet att behandlas vid nästa tillfälle för beslut. De flesta valärenden beslutas på kommunfullmäktiges sammanträden.

Datum för kommande sammanträden

Återlämna utrustning

När du avslutar ditt uppdrag ska du lämna tillbaka all utrustning som du har lånat av staden. Det gäller till exempel:

• läsplatta
• passerkort

Lämna utrustningen i receptionen på plan 2 i Stadshuset, Östra Madenvägen 4, Sundbyberg.

Om du inte lämnar tillbaka utrustningen kan du bli ersättningsskyldig.

Vilket pensionsregelverk omfattas jag av?

Om du var förtroendevald på heltid före 2014 omfattas du av PBF (Pensionsbestämmelser för förtroendevalda) och alla förtroendevalda, oavsett uppdragsgrad, som tillträdde efter 2014 omfattas av det nya avgiftsbestämda pensionsregelverket OPF-KL (Omställningsstöd och pensionsbestämmelser för förtroendevalda).

Var kan jag se mina intjänade pensionsförmåner?

Du som omfattas av OPF-KL kan logga in på www.kpa.se/mina sidor för att se pensionsbehållningen och du som omfattas av PBF, där den intjänade pensionen skuldförts i staden, kan kontakta Sundbybergs kontaktperson på KPA Susanne Walldén direkt.

Vart kan jag som förtroendevald vända mig med frågor eller för hjälp i övrigt?

Sundbybergs stad har en utökad tjänst för service avseende de förtroendevaldas pensionsförmåner, "Politiker Plus", vilket innebär att du alltid är välkommen att kontakta Susanne Walldén på KPA direkt för personlig hjälp.

E-post: susanne.wallden@kpa.se
Telefon: 0734-23 58 53